Collaboration log

ProVicis maakt bij haar projecten gebruik van een via internet bereikbaar besloten systeem, waarmee participanten allerlei gegevens kunnen raadplegen en toevoegen. Taken worden centraal bijgehouden en voortgangs- informatie verwerkt, zodat alle projectleden snel de laatst bekende informatie kunnen raadplegen.

Situationeel leiding geven

Omdat in het bijzonder reguliere (interne) medewerkers gewend zijn in gevestigde structuren te werken (en daar feitelijk ook in blijven of teruggaan), vergt het nogal wat flexibiliteit van die mensen om in een groep te participeren, die veranderingen voorbereidt. Men voelt zich wel eens "gestoord" in de normale werkzaamheden. Deze normale werkzaamheden krijgen een prioriteit omgekeerd evenredig aan de persoonlijke interesse in het veranderingsproces.

Vaak zijn mensen tijdens werkbesprekingen heel enthousiast, maar geven, éénmaal terug op hun vertrouwde werkplek, de normale werkzaamheden voorrang. Daardoor loopt het proces langzamer of met minder aandacht. Om dit probleem te voorkomen moet op een speciale manier leiding gegeven worden. Dit kan onder meer door nadruk te leggen op de gemeenschappelijkheid van een groep en er voor te zorgen, dat besluiten door een brede laag van de groep gedragen worden. En aan het eind van werkbesprekingen worden duidelijke taken meegegeven, die op een bepaald tijdstip af moeten zijn.

Weerstanden tegen beslissingen nemen af als een groep intensief inspraak heeft in de uitwerking van opdrachten. Het nemen van groepsbeslissingen vormt een krachtige controle op een afwijkend lid, dat de anderen "ophoudt". In een kort na iedere vergadering te verschijnen verslag moet duidelijk beschreven staan wie voor wat verantwoordelijk is en wanneer het gereed moet zijn.