Budgetten en kosten

Geld is een abstractie in de metafysische graad: vrijwel alles kan in deze meeteenheid worden uitgedrukt: arbeid, materialen, zonneschijn, wachttijd etc. Geld als meeteenheid is dan ook bij uitstek een perfect stuur- en controlemiddel bij het doorvoeren van veranderingen.

De eerste calculatie (initiatieffase) begint meestal “op de achterkant van een sigarendoosje”. Referentiekader is dan het geheugen van degene, die de berekening uitvoert. Hoewel praktisch en uiterst nuttig worden er meestal geen vaste afspraken gemaakt op basis van dit soort berekeningen. Wel is het van belang op deze wijze te achterhalen of het überhaupt zinvol is om op een propositie verder te gaan. Deze methode zal dan ook wel onuitroeibaar blijken, maar is feitelijk ook nuttig! Na de berekening op de achterkant van een sigarendoos wordt over gegaan op professionelere methoden. Het is (lees:lijkt) dan ook meestal de moeite waard om wat meer kosten te besteden aan een project.

Haalbaarheid

In deze fase wordt door het inventariseren van een groot aantal aandachtspunten (kansen, bedreigingen, afzetmogelijkheden, PvE, kosten, baten, subsidies, verplichtingen, risico’s) de haalbaarheid van een ontwikkeling bestudeerd. Het ramen van kosten gebeurt al iets professioneler, maar het gebruik van een gestandaardiseerd calculatie-systeem is (nog) niet aan de orde. Er zijn wel een aantal “standaard” spreadsheets beschikbaar, waarvan gebruik gemaakt wordt om in dit stadium relatief snel en nauwkeurig tot een bepaalde opstelling te komen.
Een veranderingsmanager houdt voortdurend de vinger aan de pols van een begroting. Van het begin af aan zal hij trachten goede kostenschattingen te maken, die voortdurend worden bijgesteld en verder uitgedetailleerd aan de hand van meer concreet geworden plannen of ideeën. Door middel van een subadministratie moet de vinger voortdurend aan de pols worden gehouden. Een begroting moet een (klein) aantal abstractieniveau 's kennen. Het totaalbudget wordt onderverdeeld in hoofdgroepen, die op hun beurt weer worden onderverdeeld in subgroepen. Al naar gelang de omstandigheden worden deze kostenopstellingen eventueel nader verbijzonderd. Uiteraard moet een onoverzichtelijke brij van gegevens worden vermeden.