Bestaande processen worden met medewerkers in kaart gebracht. Op deze manier krijgt elk aspect aandacht. De kans is dan groot dat er geen relevante zaken over het hoofd worden gezien.

Processen en procedures

Een belangrijk onderdeel bij veranderingen is het in kaart brengen van processen en procedures. Deze theorie wordt in de praktijk steeds meer gezien als hét middel om efficiëntere organisaties te vormen. Proces en procedure management houdt zich bezig met het analyseren, ontwerpen, implementeren en verbeteren van processen en procedures.

Vaak zijn organisaties "als vanzelf" ontstaan en geleidelijk gegroeid naar de situatie waarin zij nu verkeren. Daardoor zijn grote organisaties nog vaak een reflectie van toen zij kleiner waren. Maar grote ondernemingen moeten anders worden georganiseerd dan kleine. Bij krimp geldt hetzelfde, maar dan omgekeerd en meestal in versterkte mate.

Proces management is een discipline-overstijgende functie, die veel raakvlakken heeft met onder andere kwaliteitsmanagement en organisatiemanagement. Ook met ICT heeft dit onderwerp zeer vaak van doen. Zeer veel (zo niet alle) bedrijfsprocessen worden immers ondersteund door ICT-toepassingen.

Met de analyse van in- en externe processen en procedures kunnen afdelingen goed op elkaar worden afgestemd en de controll van de organisatie beter in de hand gehouden. Grotere organisaties willen vaker, en gedetailleerder, een 4-ogen principe, daar waar dat voor kleinere organisaties beter op een meer globaal niveau kan worden geregeld.

Maar sowieso kunnen, door het goed in kaart brengen van processen en procedures, de risico's die gelopen worden bij de verschillende bedrijfsonderdelen beter worden ingeschat en beheerst.