De lange vragenlijst

Negen verschillende suspect providers wordt om een eerste presentatie van hun onderneming en product gevraagd. Aansluitend stellen werkgroepleden onder leiding van ProVicis een 380 vragen-lange lijst op, die aan drie providers wordt voorgelegd. De werkgroep-leden waarderen individueel de vragen, waardoor (met spider dia-grammen) duidelijk wordt op welke gebieden de voorgeselec-teerde systemen beter cq. slechter scoren.

ProVicis: "Niet de vragenlijst op zichzelf, maar het participatief opstellen er van is belangrijk".

Selectie en implementatie van een ERP systeem

In de zomer van 2008 wordt ProVicis door Redevco benaderd met het verzoek om expertise en projectmanagement ten behoeve van de inrichting van beheersystemen voor mall management met de daarbij behorende organisatorische processen en procedures.

ProVicis beschikt over ruime ervaring op dit gebied, opgedaan in diverse landen van Europa. Er worden 4 teams gevormd met employees uit Turkije en Nederland, aangestuurd door de ProVicis Projectmanager. Hij rapporteert aan directies middels een stuurgroep. De eerste centra gaan eind augustus 2009 open, dus moeten organisatie en systemen ruim voor die datum gebruiksklaar zijn, een ambitieuze planning voor zo'n omvangrijk project.

Om breed draagvlak te creëren en verwachtingen reëel te managen, wordt met participanten overlegd op welke wijze zij hun organisatie (procesgewijs) zouden willen inrichten en hoe een informatiesysteem daarin past. Tijdens dit proces worden cultuurverschillen en financieel technische kwesties duidelijk(er): dual currency, BTW issues en andere gewoonten bij services blijken significant. Belangrijk is ook om de gegevens, nagenoeg on-line, met het centrale financiële systeem (Coda) van Redevco Europe geïnterfaced te krijgen.

De twee best matchende providers (gebaseerd op een lange vragenlijst, zie kader) worden uitgenodigd een door ProVicis met participanten opgestelde jaar-rond-exploitatie van een fictief winkelcentrum te demonstreren. Uit deze (weeklange) workshops blijkt nauwkeurig waar manco's liggen en waar aanpassingen nodig zijn. Met de uitkomst wordt door leden van de stuurgroep simultaan met partijen onderhandeld op basis van een door ProVicis met een internationaal bekend advocatenkantoor opgesteld concept-contract. Uiteindelijk resulteert dit in een voor twee partijen meest aantrekkelijke deal en wordt in februari 2009 een contract getekend met QubeGlobal en onder leiding van ProVicis gestart met de implementatie van de producten. Bovendien worden in die (begin) periode de processen en procedures aangepast aan wat wenselijk is en mogelijk blijkt.

Na een periode van vijf maanden zeer hard werken door alle werkgroepleden is het systeem op exact de geplande datum "live" en kan Redevco zich compleet wijden aan de opleverings- en openingsactiviteiten van haar winkelcentra in Ankara en Erzurum.